For en kunde har vi udviklet et enkelt men effektivt system til dokumentstyring og arkiv med automatisk versions-opdatering.
Hvem kender ikke udfordringerne med et online arkiv stillet til rådighed for kunder/brugere, for let adgang til dokumenterne. Mange af disse dokumenter kræver imidlertid jævnlige opdateringer med ny information, ny instruks, nye specifikationer eller nye varenumre….
Er dokumenterne stillet til rådighed fra en online platform, skal den gamle version enten overskrives, den nye version oprettes det rette sted, eller der skal linkes på ny…forfra.
Jo flere dokumenter, jo hyppigere rettelser – jo mere bøvl….og risiko for fejl
Ud fra denne problemstilling er den simple løsning, at systemet selv automatisk identificerer og benytter seneste version. Blot baseret på en enkel taksonomi.
Altså dokumentstyring og arkiv med automatisk versions-opdatering!
Samtlige placeringer og anvendelser af det pågældende dokument opdateres helt automatisk til seneste version.
Kunden – en forskningsenhed på Bispebjerg Hospital – havde samtidigt behov for at kunne variere præcist hvilke dokumenter, det enkelte forskningsprojekt skulle eksponeres for. Have adgang til. Der var visse dokumenter, der var relevante for alle projekter. Og visse dokumenter, der alene skulle benyttes af enkelte studier.
Udover den automatiske opdatering, søgte forskningsenheden derfor også en fleksibel styring af dokument flowet tilpasset hvert studie.
Grundfunktionalitet
– automatisk versionsopdatering, ved enhver placering og anvendelse af dokumentet
– hvert dokument kan tilknyttes et vilkårligt antal projekter
– hvert projekt sin egen visningsprofil
– introduktion og forklarende tekster i egen editor
Løsningen er udviklet som et plugin til WordPress, men kan justeres/tilpasses en række øvrige CMS systemer.
Kontakt os for yderligere information eller interesse.
Case: Bispebjerg Lunge Center
3TR-ABC studiet er et multicenter observationelt, prospektivt kohortestudie, der følger patienter med svær astma fra start af biologisk behandling og tre år frem.
Patienterne vil blive omfattende karakteriseret ved baseline og derefter fulgt gennem årene med formel klinisk og biologisk vurdering efter 4, 16, 52 uger og 2, 3 år.
Studiets design er en paraplyundersøgelsesplatform bestående af flere undersøgelsesarme, der overholder den samme masterprotokol.
Alle undersøgelsesarme har de samme mål, inklusions- og eksklusionskriterier og prøveudtagning af kernedata og biologisk materiale. Derudover kan nogle websteder muligvis indsamle mere avancerede prøver, eller de ønsker måske at tilføje en delundersøgelse.
Grundlæggende skal dokumentstyring kunne honorere disse ønsker mellem masterprotokol – der gælder alle studier – og de enkelte, mere avancerede prøver og delundersøgelser, et givent studie kan tilføje.
Herunder automatisk opdatere samtlige undersøgelsesformularer, spørgeskemaer og vejledninger. Hver gang en ny version foreligger. Og for samtlige tilknyttede studier.
Casen er LIVE her
Se min smukke back end
Administrationsmodulet: ‘Dokumental‘
Kernefunktionalitet er dels af generel karakter, dels tilpasset de specifikke behov, der kendetegner forskningsprojektet på Bispebjerg Hospital.
Info: Contact the developer for questions / help
Projects: Creation and management of projects (including active/passive selection)
Visits: Creation and handling of phases/visits in the project
Procedures: Procedure definitions, checklist, participant info and document menu
Documents: All documents + maintenance with new versions (“Upload” button or directory choice)
Her har vi selve nøglefunktionen.
Der kan uploades enkelt dokumenter helt som almindeligt kendt fra WordPress “mediebibliotek”
Eller der kan linkes til et helt directory, med alle relevante dokumenter
Herefter finder systemet selv frem til hvilke dokumenter har nye versioner og opdaterer.
P3: Project allocation table
Hør mere?
Vores løsning er kort fortalt et enkelt men effektivt system til dokumentstyring og arkiv håndtering med automatisk versions-opdatering.
Har du sådanne behov som fx mange varenumre med produktblade, brugervejledninger eller relaterede varenumre, så er du meget velkommen til at forespørge absolut uforbindende.
Men vores ‘Dokumental’ plugin er helt oplagt, hvis du allerede benytter WordPress. For ‘Dokumental’ er bygget på WP databasen og WP kerne funktionalitet.
Til gengæld er ‘Dokumental’ en prisvenlig og overkommelig løsning til et virkeligt stort problem; og et problem, hvor de eksisterende løsninger på markedet er nogle særdeles store værktøjer at hive op af skuffen, og – ikke mindst – til helt andre priser!